Så väljer ni rätt journalsystem

Börja med arbetsflödet, inte funktionslistan

Funktionslistor är lätta att fylla i och säger lite. Beskriv i stället tre vardagliga flöden – en ny placering, en avvikelse och en månadsrapport – och be leverantören visa dem live i systemet.

Krav som bör vara med i upphandlingen

Ta med de här punkterna i kravlistan oavsett verksamhetstyp.

• Rollbaserad behörighet ned till enskild klient.
• Spårbarhet: vem läste och ändrade vad, och när.
• Datalagring inom EU och personuppgiftsbiträdesavtal.
• Export av all egen data vid avslut.
• Stöd för dokumentationskraven i SoL, LSS och HSL.
• Mobil åtkomst för personal som arbetar utanför kontoret.

Frågor att ställa varje leverantör

Svaren skiljer sig mer än produktbladen antyder.

• Hur lång tid tar en uppstart och vad förväntas av oss?
• Hur migreras våra befintliga journaler?
• Vad ingår i supporten och vilka svarstider gäller?
• Hur ofta kommer uppdateringar och kostar de extra?
• Vad händer med vår data om vi säger upp avtalet?

Testa innan ni bestämmer er

Kör en testperiod med riktiga ärenden och den personal som ska använda systemet dagligen. Ett system som fungerar i demo men inte i skiftbyte kommer inte att användas.

Vanliga frågor

Hur lång tid tar det att införa ett nytt journalsystem?

För mindre och medelstora verksamheter tar ett införande normalt två till sex veckor inklusive uppsättning, migrering och utbildning.

Vilket journalsystem är bäst?

Det beror på verksamhetstyp. En HVB-verksamhet behöver skiftdokumentation och tillsynsunderlag, en konsulentverksamhet behöver familjehemsregister och matchning. Välj det system som är byggt för er typ av verksamhet snarare än det med flest funktioner.

Behöver vi upphandla?

Privata verksamheter kan välja fritt. Kommunala verksamheter omfattas av upphandlingsreglerna och behöver följa gällande tröskelvärden.