Upphandla journalsystem – så kravställer ni rätt
En upphandling som beskriver funktioner i detalj men inte hur de hänger ihop ger system som uppfyller kraven på pappret och skapar dubbelarbete i drift. Utgå från flöden.
Obligatoriska krav
Formulera kraven som verksamhetsflöden med spårbarhet, inte som knapptryckningar i ett gränssnitt.
- Löpande social dokumentation med rubrikstruktur, signering och ändringslogg.
- Genomförandeplan kopplad till uppföljning och rapportering.
- Avvikelsehantering med separata flöden för Lex Sarah och Lex Maria.
- Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete med egenkontroll och årshjul.
- Behörighetsstyrning per verksamhet, roll och enskild ärendeakt.
- Loggning av läsning och ändring, samt gallrings- och bevaranderutiner.
Säkerhet och personuppgifter
Ta in kraven redan i förfrågningsunderlaget så slipper ni förhandla dem efter tilldelning.
- Personuppgiftsbiträdesavtal med angivna underbiträden.
- Datalagring inom EU/EES och kryptering av personuppgifter.
- Stark autentisering och möjlighet till MFA.
- Rutin för incidentrapportering och tider för återkoppling.
Utvärdering och exit
Vikta utvärderingen mot driftsituationen: hur mycket manuellt arbete återstår efter införandet. Kräv också att data ska kunna exporteras i öppet format vid avtalets slut – annars blir nästa byte dyrare än det här.
Vanliga frågor
- Måste privata verksamheter upphandla?
- Nej, upphandlingsreglerna gäller offentliga aktörer. Kravlistan fungerar ändå som strukturerat underlag för en privat verksamhet som vill jämföra leverantörer på lika villkor.
- Vad bör vägas tyngst i utvärderingen?
- Täckningsgrad över hela flödet och säkerhet. Ett lågt användarpris blir dyrt om verksamheten ändå behöver köpa till system för kvalitet, ekonomi och dokumenthantering.