Jämför journalsystem – vad skiljer systemen åt?
De flesta journalsystem klarar att spara text. Skillnaden ligger i vad som händer runt anteckningen: hur underlaget till tillsyn byggs, hur behörighet styrs mellan verksamheter och hur mycket dubbelarbete som försvinner.
Sex punkter som skiljer systemen åt
När verksamheter jämför system fastnar utvärderingen ofta i gränssnitt och funktionslistor. De skillnader som märks efter sex månaders drift är andra.
- Täcker systemet hela kedjan – journal, utredning, kvalitet, avvikelse, ekonomi – eller behövs sidosystem?
- Byggs månadsrapport och tillsynsunderlag av redan skriven dokumentation, eller skrivs allt om manuellt?
- Kan behörighet styras per verksamhet, roll och enskild klient, inklusive skyddade identiteter?
- Var lagras data, och finns biträdesavtal och krypterade personuppgifter på plats?
- Ingår support på svenska av personer som kan socialtjänstens vardag?
- Kostar varje ny modul, integration eller användare extra?
Frågor att ställa varje leverantör
Ta med samma frågelista till alla leverantörer och begär svar skriftligt. Det gör offerterna jämförbara och avslöjar vad som faktiskt är i drift i dag jämfört med vad som ligger på en färdplan.
- Vilka funktioner är i drift hos befintliga kunder i dag?
- Hur lång tid tar migrering av befintliga journaler, och vad kostar den?
- Hur får vi ut vår data om vi byter system igen?
- Vilken loggning finns över ändringar i journal och beslut?
- Hur hanteras gallring och bevarande?
- Vilka servicenivåer gäller vid driftstörning?
Testa på riktiga ärenden, inte på demodata
Be om en testmiljö och kör igenom ett verkligt arbetsflöde: en placering från förfrågan till avslut, en avvikelse från rapport till åtgärdsplan, en månad med fakturaunderlag. Systemet som klarar de tre flödena utan sidoanteckningar i kalkylblad är det som håller.
Vanliga frågor
- Vilket journalsystem är bäst för HVB?
- Det beror på hur mycket av verksamheten som ska ligga i samma system. För HVB med tillsynskrav, bemanning och kvalitetsledning lönar det sig nästan alltid att välja ett system som täcker journal, avvikelser och ledningssystem i ett – annars hamnar underlaget i separata filer inför tillsyn.
- Hur många system brukar verksamheter använda parallellt?
- Många kombinerar journalsystem med kalkylblad för ekonomi, delade mappar för dokument och separata mallar för kvalitetsarbete. Just den kombinationen är det vanligaste skälet till att underlag saknas vid tillsyn.
- Går det att prova innan avtal?
- Ja. Vi sätter upp en testmiljö med er egen struktur och går igenom era flöden innan ni beslutar.