Byta journalsystem utan att tappa data
Ett systembyte handlar mindre om teknik och mer om planering. Så migrerar ni journaler, hanterar bevarande och gallring och undviker de vanligaste fallgroparna.
Vad måste följa med?
Allt behöver inte migreras. Gör en lista över vad som är rättsligt nödvändigt, vad som är praktiskt värdefullt och vad som kan arkiveras separat.
- Pågående ärenden med journal och planer – migreras alltid.
- Avslutade ärenden – arkiveras ofta som PDF-export.
- Dokument och bilagor – följer med ärendet.
- Ekonomiunderlag – ta med innevarande och föregående år.
Bevarande och gallring
Vid byte aktualiseras bevarandekraven. Se till att exporten från det gamla systemet är läsbar över tid och att gallringsbeslut dokumenteras innan avtalet sägs upp.
Vanliga fallgropar
De flesta problem vid systembyte är organisatoriska, inte tekniska.
- För lång parallelldrift – personalen dokumenterar i båda systemen och tappar förtroende.
- Utbildning efter driftstart i stället för före.
- Ingen utsedd systemansvarig i verksamheten.
- Ingen kontroll av att exporten från gamla systemet faktiskt går att läsa.
Vanliga frågor
- Kan vi föra över journaler från vårt gamla system?
- Ja, i de flesta fall. Vi går igenom exportformatet från nuvarande leverantör och tar fram en migreringsplan innan avtal tecknas.
- Hur länge behöver vi köra båda systemen parallellt?
- Normalt räcker en till två veckor. Längre parallelldrift skapar dubbelarbete och sämre dokumentationskvalitet.